校属各单位:

为贯彻落实《湖北省2025年推进使用正版软件督查工作方案》要求，切实推进学校软件正版化工作，规范软件使用管理，结合学校实际，现将有关事项通知如下：

一、报送《荆州学院软件正版化工作人员信息表》

请各单位安排专人负责软件正版化相关工作，填写《荆州学院软件正版化工作人员信息表》（见附件1）。后续如负责人变动，请及时更新报送。

二、签署个人使用正版软件承诺书

请各单位组织本单位全体教职工完成《荆州学院个人使用正版软件承诺书》签署（见附件2），提交方式支持灵活选择，可采用以下形式：

集中签署提交：以部门为单位，将本单位全体教职工姓名集中签署在同一份承诺书上，完成签署并加盖所在单位公章后提交。

单人签署汇总：每位教职工单独签署一份承诺书并加盖所在单位公章，交由本部门软件正版化负责人统一收集、汇总后提交。

三、软件使用情况自查摸排与检测

各单位软件正版化负责人需统筹本单位在用设备（包含操作系统、杀毒软件、办公软件、工业设计软件等类别）的正版情况摸排工作，具体流程如下：

（一）教职工自查：本单位每位教职工需在学校提供的办公电脑上安装单机版检测工具（工具见附件3），填写信息后自主完成软件使用情况检测。检测完成后导出《计算机软件安装情况检查表》，完善表内个人信息，并在备注栏标明设备所在办公室具体位置。

（二）公用设备检测：公用电脑由各单位软件正版化负责人进行检测，填写《计算机软件安装情况检查表》。

（三）负责人汇总：软件正版化负责人收集、汇总、统计本单位所有《计算机软件安装情况检查表》。

（四）软件台账与备案：对本单位已购买的操作系统、杀毒软件、办公软件、工业设计软件等，须建立规范软件台账，整理好软件采购合同或软件授权协议。相关复印件（加盖所在单位公章）需报送至信息化建设与管理中心备案。

四、新购设备软件预装要求

新购置的办公(教学)终端(含云电脑)必须预装或配套采购正版操作系统软件、办公软件和杀毒软件。服务器应按需预装或配套采购正版数据库软件。采购时须要求供应商提供正版软件授权书或证明。购置部门须同步建立软件台账，并留存软件采购合同、授权协议等重要资料。

五、材料提交要求

请各单位软件正版化负责人按要求准备以下材料，所有纸质版材料均需加盖所在单位公章：

（一）《荆州学院软件正版化工作人员信息表》

要求：电子版，每单位一份。

（二）《荆州学院个人使用正版软件承诺书》

要求：纸质版，每人或每单位一份。

（三）《计算机软件安装情况检查表》

要求：电子版，每台办公电脑一份。

（四）软件采购合同或软件授权协议

要求：复印件即可。如有相关类型软件采购，需报送复印件；如无采购，则无需报送。严禁漏报或隐瞒不报。

请各单位软件正版化负责人汇总审核上述材料，并于2025年7月4日17:40前将以上材料纸质版统一交至信息化建设与管理中心办公室（2号教学楼1楼2102），电子版同步发送至信息化建设与管理中心邮箱nic@jzun.edu.cn。

六、咨询方式

如有疑问，请咨询信息化建设与管理中心。

电话：0716-8066193。

请各单位高度重视，认真组织落实，确保按时按要求完成软件正版化各项工作任务。

信息化建设与管理中心

2025年7月3日  

附件1：荆州学院软件正版化工作人员信息表.docx

附件2：荆州学院个人使用正版软件承诺书.docx

附件3：软件检测工具.zip