长江大学工程技术学院学术交流活动管理办法

为了营造良好的学术氛围，促进学术交流的健康发展，加强我院学术交流活动的组织管理，提高学术交流的质量和水平，特制定本办法。

第一条  学术交流活动应以新时代中国特色社会主义思想为指导，贯彻执行国家相关部门制定的学术规范，促进学院学科发展、科学研究和师资队伍建设。

第二条  本办法所指的学术交流活动范畴

1.由我院主办或承办或与院外单位共同主办或承办的国际性学术会议、全国性学术会议和地方性学术会议；

2.挂靠在我院的省、市级以上的学术团体在我院主办的学术会议；

3.我院各单位组织的院内学术报告；

4.我院教师、科研人员参加的国内外学术会议；

5.我院聘请校外专家学者来院讲学或合作研究；

6.我院以团体名义或教职工个人身份参加的全省和全国性学术学会组织。

第三条  学术活动的性质

国际性学术会议：包括在国内外举行、有外国专家学者参加的学术会议（与港、澳、台合作的学术交流活动暂并入国际性学术会议）。举办国际性学术会议，参会的国外学者应不少于5人，且国别不少于3个。

全国性学术会议：指经中央和国务院有关部门或全国性学术团体批准在本国举行，只有本国学者专家参加的学术会议。

专业性学术会议：指经省部有关部门或专业性学术团体批准在国内举行，只有本国专家学者参加的学术会议。

邀请专家来院讲学：指院外专家学者接受邀请，来我院进行学术讲座活动。包括学院邀请、分院（部）邀请两类。不包括以培训为目的受聘讲学。

第四条  学术交流活动的内容要紧密结合学院学科发展、专业建设和科研方向，注重介绍某一学科的最新发展动态及新的研究成果，促进我院学科发展、师资建设和学术水平的提升。

第五条  学术交流活动经费纳入学院预算。

第六条  院内学术报告的组织管理

1.学院举办的学术报告，其费用（含住宿、用车、进餐、讲课费等开支）由主办部门向学院申报，分院（部）举办学术报告的费用由分院（部）向学院申报，并向科研管理部门提交学术报告相关材料（内容简介、学术报告图片等）。每场学术报告酬金1000元，校外知名专家学者应邀来院讲学，其酬金酌情特办。

2.学院鼓励学科交叉、跨学科、专业联合组织学术报告。

第七条  教师参加国内外学术会议的管理

1.我院教职工自主参加在国内举办的学术会议，必须有会议论文录用通知书或邀请函，经费在个人科研项目中开支。

2.我院教职工参加国际学术会议，其涉外事项按照国家和学院有关规定办理。

3.由学院委派参加国内外学术会议的人员，学院资助会议注册费、路费和住宿费。

4.由学院委派参加国内外学术会议的人员，返校后应在院内做学术报告。

第八条  我院主办或承办、或与外单位共同举办的国际、国内学术会议的组织管理

1.主办或承办国际、国内学术会议必须取得政府部门或学会的正式批文。未经审批，任何单位和个人不得以长江大学工程技术学院名义主办或承办国际、国内学术会议。

2.我院举办或承办、或与外单位共同举办、承办的学术会议，必须具备下列条件：

（1）会议主题必须有利于我院学科发展、科学研究和人才队伍建设；

（2）会议主题所涉及的学科或技术领域，我院必须具有一定的研究基础，形成稳定的学科方向和学术团队，承担省部级以上重点研究课题或已取得一定数量和质量的研究成果；

（3）会议组织健全，须有我院专家学者进入会议的领导机构或论文评审委员会；

（4）会议经费落实途径明确；

（5）需提供会议背景材料，包括会议主题所属领域近期研究状况、本次会议的目的、上届会议的主题、主办者及会议效果；

（6）须有我院教师提交会议交流的论文（国际学术会议不少于3篇，国内学术会议不少于5篇）；

（7）国际学术会议必须能邀请到国际上该领域的知名专家学者出席，国内学术会议必须邀请到国内该领域的知名专家学者出席。

3.实行会前申报制度。我院主办或承办学术会议的具体实施单位必须在会前3个月向科研管理部门提交主办或承办学术会议的报告，内容包括：会议名称、主题、主办单位、会议时间、地点、会议组织机构、经费来源说明、日程安排、拟到会专家学者名单、我院提交论文情况以及有关稳定安全合作预案等，并附政府主管部门（或学会）或委托单位的批文及会议背景材料。

4.凡我院主办或承办、或与外单位共同举办的学术会议，应采取“以会养会”的方式，学院一般不提供经费资助。提倡、鼓励和支持主办或承办学术会议的单位积极向校外争取和筹措会议经费。确需学院提供资助的，应于会前2个月向学院提出申请，申请内容包括详细收支的经费预算报告、需资助金额，以学院批复为准。

5.实行会后报告制度。凡我院主办、承办或与外单位共同举办、承办的学术会议结束后一周内，需向院科研管理部门提交下列资料：

（1）1000字以内的会议综述1份；

（2）会议资料（包括音、像资料、会议论文集）一套；

（3）会议经费决算表1份（主要指有学院资助经费的会议）.

第九条  学术学会组织管理

1.凡学术学会组织拟挂靠我院，须向院科研管理部门申报，经院党政联席会议同意、登记注册后，方可挂靠。

2.我院各分院（部）以团体名义加入有关学术学会组织，必须向科研管理部门申报，经主管领导审批后，方可办理登记手续。

3.我院在册的正式教职工个人加入有关学术学会组织后，需到科研管理部门办理登记手续。

4.我院任常务理事、副理事长（副会长）或理事长（会长）单位的全国性、行业性或省级学术学会组织，单位会费须经院长审批后进行专项资助。其他学术学会组织的会费，学院一般不予支付。个人会员的会费由个人支付。

5.凡由学院资助会费的学术学会组织，应由专人负责，每年将该学会活动情况进行总结并报院科研管理部门。

第十条  各分院（部）每月至少组织一次内部学术交流活动，每年年底向科研管理部门提交一份学术活动汇总表。

第十一条  学术交流活动要做好保密工作，涉及科技资料或科研项目的论文应符合有关保密要求。

第十二条  院内各单位举办的各种学术交流活动要张贴海报（海报由科研管理部门统一格式），在校园网上发布学术交流活动信息，做好学术报告会议记录，拍摄学术交流活动照片，整理报告材料。学术交流活动结束后及时在校园网等媒体上宣传报道。

第十三条  各分院（部）必须在年初制定学术活动计划。每年度末填报本年度学术交流活动情况统计表，经科研管理部门审核后，作为科研工作考核依据。

第十四条  学院主管学术交流活动及相关事宜的部门为科研管理部门。

第十五条  本办法自发布之日起执行，由科研管理部门负责解释。原《长江大学工程技术学院学术交流活动管理办法（试行）》（工院发〔2012〕48号）同时废止。