荆州学院印章管理办法（试行）

第一章  总  则

第一条  为做好学校各级组织机构的印章管理，进一步规范过渡期内用章使用行为，维护印章的权威性，确保用印的正确性和严肃性，现根据上级有关规定，结合我校工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所指印章包括学校党政公章、钢印，校党政领导签字章、方章，各党总支(直属党支部)、各教学院（部）、处、各直属单位公章及校内其他专用业务印章等。本办法适用于学校各类印章的管理，包括但不限于：学校行政印章（含学校行政钢印）、学校党委印章、校领导名章；冠以“荆州学院”名称的学籍、财务、招生、采购、基建、教学等业务、合同专用章；学校各二级单位（部门）党组织印章、行政印章等。

第二章  印章的刻制、启用

第三条  印章的刻制

（一）学校行政印章和党委印章由学校办公室根据上级单位和公安机关的有关程序要求办理。

（二）学校各二级单位（部门）党组织印章、行政印章的刻制，须按照学校机构设置相关文件，报学校办公室、党委办公室审核。

（三）学校领导名章刻制由学校办公室、党委办公室根据需要，报校领导本人同意后刻制。

（四）学校各二级单位（部门）刻制印章（含因遗失或破损的）应在OA办公系统申请填写《印章刻制申请表》，完成刻制审批程序后，由学校办公室送公安部门指定单位刻制。

第四条  印章的启用

学校批准刻制的印章须在学校办公室进行印鉴备案，待学校办公室发出正式启用通知方可使用。

第三章  印章的管理和使用

第五条  印章的管理

（一）学校行政印章（含学校行政钢印）、学校党委印章和校领导名章由学校办公室统一管理；校级业务、合同专用章由相关业务主管部门管理；各二级单位（部门）行政印章、党组织印章由各二级单位（部门）管理，各二级单位（部门）主要负责人是印章管理第一责任人。

（二）印章管理单位（部门）须建立健全本单位（部门）印章管理规定，加强用印管理，严格审批手续。

（三）学校各单位（部门）安排专人负责印章的日常管理、使用和监督，印章的使用须建立台账，对用印日期、用印事由、用印名称、审批人和经办人等信息进行详细登记，用印登记薄存档（附件1）。

（四）印章存放须安全可靠，不得带离办公地点。因特殊情况需在办公地点以外用印的，应经印章管理单位（部门）主要负责人批准，由印章使用单位填写印章外带申请表（附件2），司印人员在使用期间要履行好现场用印监督责任。

（五）印章管理人员应注意印章日常保养，确保用印质量。若印章下弧无字，则采取上套方式盖章，即下弧盖在成文日期上；若印章下弧有字，则采取中套方式，即印章垂直方向的中线位于成文日期的中间，骑年盖月，不压正文，端正清晰，必要时还应在骑缝处加盖印章；加盖的印章名称须同落款机关名称一致。

（六）印章若遗失或被盗应立即向单位（部门）负责人、学校办公室及保卫处报告，同时写出详细事故经过，经主管校领导批示后，依法公布其印章作废，并按本办法重新刻制印章。

（七）因学校证件名称及机构设置发生变动，而停止使用的部门、单位印章，应及时交回校办公室并办理有关注销手续。学校适时按照《长江大学工程技术学院印章明细》收回冠以“长江大学工程技术学院”名称为主体的所有印章，过渡期内由学校办公室对其负责保管、封存。

第六条  印章的使用

（一）印章的使用范围

1.“中国共产党荆州学院委员会”印章

（1）以学校党委名义向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告、报表等文书材料，向校外发出的函件，在校内印发的文件；

（2）签署学校党委意见的政审材料、推荐材料等；

（3）经学校党委研究批准的党员入党志愿书，以学校党委名义颁发的荣誉证书；

（4）以学校党委名义开具的介绍信等；

（5）根据有关要求，其他需要使用学校党委印章的文件和材料。

2.“荆州学院”印章

（1）以学校名义向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告、报表等文书材料，向校外发出的函件，在校内印发的文件；

（2）以学校名义签署的合同、协议、意向书等，依照规定、约定或惯例不能使用学校业务专用章的；

（3）以学校名义颁发的证书、聘书、各类证件、证明等；

（4）以学校名义申报的科研项目、科研成果、科研奖励以及申请专利、商标等相关文件、材料；

（5）本校教职工或学生办理出国（境）审批手续所需的相关文件、材料；

（6）根据有关要求，其他需要使用学校行政印章的文件和材料。

3.“荆州学院”钢印

用于毕业证（明）书、学位证（明）书、结业（肄业）证书、专业技术职务证书、工作证、学生证、退休证等证书（证件）的照片压印，不得用于其他文件和材料。

4.学校领导名章

经校领导本人批准的需要使用名章的相关文件和材料。

5.学校其他印章

（1）业务专用章用于相关业务主管部门履行某一职责，办理专项业务，只能用于指定的业务范围；

（2）校内各二级单位（部门）印章用于其职责范围内的公务、内部事务、向学校领导呈报的请示报告、与校内各单位及校外对口单位联系工作等。对外使用时不具有独立法人资格，不得代表学校对外使用在请示、报告和具有证明性的文书上，也不得代表学校对外签订合同、协议。

（二）印章的使用程序

1.学校行政印章、学校党委印章的使用，须由申请用印单位或个人在OA办公系统申请填写《荆州学院公章（学校证件）使用审批单》，待所有节点流转完毕后方可由申请人或其委托的其他在职教师到学校办公室加盖公章,受委托人应提交相关委托证明,且不得安排学生代理相关用印业务。

2.学校领导名章须由校领导本人授权或同意后使用。 

3.紧急情况下使用校级印章，应经分管校领导或学校办公室主要负责人同意，可先行用印，申请用印单位或个人须及时补办用印手续。

4.过渡期内，学校部分业务按照“新生新办法,老生老办法”的政策执行，学校业务部门若因涉及对延续学校相关业务、处理学校转设之前的经济来往以及师生特殊事务需要频繁加盖冠以“长江大学工程技术学院”名称为主体的公章时，先提出书面申请，经单位负责人、分管校领导、校长审查批准后方可领取公章并在使用期限内做好公章保管和使用登记。

5.学校其他印章的使用程序由各印章管理单位（部门）参照本办法制定的管理规定执行。

（三）印章管理人员掌印前须认真审查用印内容、检查审批手续，凡有以下情形之一的，应拒绝用印：

1.用印材料内容有误或审批权限不当的材料；

2.涉及师生个人经济、法律纠纷等方面的材料；

3.非本校师生或与本校工作、业务无关的材料；

4.信息不完整或含空白区域的材料；

5.其他不符合用章条件的材料。

第四章  责任追究

第七条  凡因审批手续不全或未按规定程序擅自使用部门、单位印章对外签订协议和合同，而造成学校法律纠纷、经济损失和名誉损害的，要严肃追究签订人、用印人和单位主要负责人的责任。

第八条  对伪造印章或使用伪造印章者，依照国家有关法律法规进行查处。如有发现者，应及时向学校和公安机关举报。

第五章  附  则

第九条  电子印章在特定条件下与实物印章具有同等法律效力，电子印章的刻制、更换、使用、保管和停用等参照本办法执行。

第十条  本办法自印发之日起施行，由学校授权学校办公室负责解释。